PMO strategie en de kunst van Agile werken

Beliris hecht bijzonder veel belang aan collectieve intelligentie en participatie bij de uitvoering van zijn strategische projecten. Als onderdeel van de strategie voor 2020-2025 zijn de functies van PMO en Agile referent ingevoerd. Laten we eens een blik werpen op deze nieuwe veelzijdige functies bij Beliris.

De strategische PMO, de dirigent van de strategische projecten

PM-wat? Het staat voor "Project Management Officer". Dina De Bock bekleedt deze functie sinds januari 2021. Haar rol bestaat erin te zorgen voor de sturing en de voortgang van strategische projecten door de projectteams te ondersteunen en regelmatig verslagen op te stellen.

Concreet betekent dit dat de Project Management Officer :

• het gehele proces van de uitvoering van strategische projecten organiseert: van prioriteiten stellen tot uitvoering en evaluatie;
• verantwoordelijk is voor de promotie en communicatie van de strategie;
• de uitvoering van projecten ondersteunt door het aantrekken, motiveren en betrekken van medewerkers, ambassadeurs (vertegenwoordigers van de verschillende functiegroepen), sponsors (stafmedewerkers van Beliris), piloten en projectteams;
• de projectteams ondersteunt bij de uitvoering door toepassing van de Agile-methodologie;
• over de voortgang van strategische projecten communiceert aan de Raad van Sponsors en Ambassadeurs en mogelijke afwijkingen in de voortgang van de projecten en knelpunten signaleert;
• voor de follow-up van de strategische doelstellingen zorgt door middel van frequente verslagen.
   

Samenwerken volgens de Agile methode

Agility implementeren betekent de dynamiek van de organisatie en de motivatie van de werknemers versterken door hen in het middelpunt van de projecten te plaatsen. In deze context worden eenieders vaardigheden naar waarde geschat en gebruikt voor het gezamenlijk welslagen van de strategie - Catriona Roe, Agile referent bij Beliris sinds januari 2021.

De Agile-aanpak is een alternatief voor de traditionele "waterval"-projectmanagementmethoden, die weinig ruimte laten voor verandering. In plaats daarvan is de Agile-methodologie een  opbouwendproces van korte cycli. Concreet betekent dit een "flexibele" methodologie. De efficiëntie, de transparantie van het proces en de participatieve dimensie ervan vergemakkelijken de samenwerking en de aanpassing tijdens het project.

Deze werkmethode is gebaseerd op vier beginselen:

1.           Flexibele strategie

De Agile-praktijk is gebaseerd op voortdurende bijsturing tijdens het project. Hierdoor kunnen de belanghebbenden, indien nodig, onmiddellijk reageren en dus beter inspelen op de behoeften.

2.           Multidisciplinaire teams

Deze aanpak bevordert multidisciplinaire en autonome teams. Toegewijde teams kunnen zelfstandig werken en van hen wordt verwacht dat zij hun eigen beslissingen nemen en initiatief tonen.

3.           Korte cycli

Er wordt gewerkt in opeenvolgende, korte “iteraties”. Deze cycli duren meestal vier maanden en omvatten een reeks herhaalde operaties. Aan het begin van elke cyclus helpen de betrokkenen om richting te geven. Aan het eind van elke cyclus wordt feedback gegeven. Op die manier heeft het team de kans om aanpassingen te maken.

4.           Visueel werk

Door te werken met grafieken, diagrammen en illustraties geven de betrokken teams de voorkeur aan een visuele aanpak die hen in staat stelt in één oogopslag de voortgang van de projecten en de doelstellingen te zien. De informatie (projectfiches, strategiedashboard, projectdashboard, enz.) is beschikbaar voor het personeel.