Elk project zijn jurist

Bestekschrijver, probleemoplosser, adviseur, onderhandelaar … Ze vervullen heel wat rollen en zijn cruciaal voor elk project. We hebben het natuurlijk over onze juristen! Bij Beliris krijgt elk project een vaste jurist die waakt over het voorspoedig verloop van alle procedures. Daarnaast nemen onze juristen deel aan heel wat transversale acties en staan ze hun collega’s bij met raad en daad.

De hoofden van onze twee juridische diensten, Lieve Vantroyen en Camille Jacquemin, geven ons een blik achter de schermen.

Wat is de rol van juristen in een project?

Camille: We werken samen met de projectleiders en financieel beheerders – of enkel een financieel beheerder in geval van een subsidie – om kwaliteitsvolle projecten af te leveren. We anticiperen op mogelijke obstakels, zoeken oplossingen en zorgen voor juridische betrouwbaarheid.

Het is typisch Beliris om elk project een vast bouwteam toe te wijzen: een projectleider, een jurist, een financieel beheerder en – eens de werken starten – een werfcontroleur. Hoe verloopt die samenwerking?

Lieve: Elk profiel vervult specifieke taken, maar wie wat doet is niet altijd strak afgelijnd. Er is een zekere vrijheid binnen het bouwteam om dit zelf te bepalen. Een goede communicatie hierover binnen het team is belangrijk.

Camille: Sommige taken zijn typisch voor de jurist: het protocol dat de samenwerking met de partner(s) vastlegt, de gunningsverslagen van de aanbestedingen,  het voorafgaand akkoord van onze minister, de advocaat inschakelen bij een geschil, onderhandelen met de opdrachtnemers, ...

Het bestek, dat veel technische teksten bevat, wordt dan weer opgesteld in nauwe samenwerking met de projectleider.  Ook het nazicht van financiële gegevens is teamwerk: bij de ontvangst van een schuldvordering, bijvoorbeeld, gebeurt dit samen met de financieel beheerder en projectleider.

Wat is het voordeel om projecten toe te wijzen aan een specifieke jurist?

Camille:  Elk project is zo bijzonder dat je iemand nodig hebt die hiermee vertrouwd is, alle details kent en goede contacten opbouwt met de partners. Je wordt vaak echt gehecht aan je project.

Lieve: Je bouwt ook een specifieke kennis op voor een project, waardoor je niet zomaar vervangen kan worden door een andere jurist.

Camille: Het is ook goed voor de werking van het bouwteam in het algemeen: er ontstaat een goede band tussen de projectleider en de jurist. Ze raken op elkaar ingespeeld.

 Lieve: Het is interessant dat meerdere personen de historiek kennen. Als iemand in het bouwteam verandert, is er steeds iemand die de voorgeschiedenis kent.

Los van de projecten en subsidies, zijn er nog taken die de juristen uitvoeren?

Lieve: Verschillende juristen maken deel uit van een werkgroep in het kader van onze strategische doelstellingen: Agile werken, fraudebeleid, duurzaamheid, verzekeringen, …

Camille: En ieder van ons is referent voor een of meer specifieke domeinen zoals contractuele wijzigingen, vergunningen of bodemvervuiling. Collega’s kunnen dus steeds bij ons terecht met vragen hierover.

Lieve: Daarnaast dragen juristen bij aan het opstellen van interne procedures en richtlijnen, informatie doorgeven voor de budgettaire controle, het ontwikkelen en onderhouden van expertise,…  

Lieve: Er is ook de rol van facilitator voor de adviescomités. Voor de gunning van een studieopdracht komen de kandidaat-studiebureaus hun voorstel presenteren voor een adviescomité samengesteld uit onze projectleider en jurist, de betrokken partner(s) en experts. De facilitator ziet toe op het goede verloop.

Camille: Een van onze juristen maakt ook deel uit van de Commissie voor de overheidsopdrachten, die advies uitbrengt over voorontwerpen van wet of besluit en zich uitspreekt over problemen van toepassing van de regelgeving.